Fragen und Antworten

Die Einrichtung der Sachbezugs-Funktion ist denkbar einfach. Mit uns Kontakt aufnehmen, nötige Angaben zum Unternehmen übermitteln, wir machen den Rest. Vom Erstkontakt bis zur Einsatzbereitschaft müssen keine zwei Wochen vergehen. Am schnellsten geht es online auf www.nm-card.de/sachbezug

Sie erhalten zwei separate Rechnungen: Eine Abrechnung der Kartenaufladung (monatlich) und die Abrechnung der Aufladegebühren (monatlich).

Sie können alle Rechnungen ausschließlich und bequem per Lastschrift bezahlen.

Als Nachweis für das Finanzamt kann die Rechnung über die monatliche Aufladung der Karten verwendet werden. Die Rechnungen erhalten Sie automatisch per E-Mail.

Die NM Cards bleiben im Besitz des Systembetreibers (aktives Neumarkt e.V.) und werden den Unternehmen und Nutzern zur Verfügung gestellt. Bei eigens für das Unternehmen produzierten Karten mit individuellen Kartendesign, gehen die Karten in den Besitz des Unternehmens über.

Ein individuelles Kartendesign auf der Vorderseite ist zukünftig geplant. Bis dahin kommt die NM Card mit dem regulären Design zum Einsatz.

Auf der Rückseite jeder NM Card ist eine individuelle Kartennummer aufgedruckt. Weitere aufgedruckte personalisierte Elemente sind auf der Karte nicht vorgesehen. Die Karten können aber durch die Unternehmen mit einem individuellen Aufkleber (max. Größe 47 x 20 mm) auf der Rückseite versehen werden. Im Verwaltungsportal können den Karten zudem weitere personalisierte Angaben zugeordnet werden.

Sie erhalten bei der Erstausstattung die benötigte Anzahl NM Cards plus einer Reserve von 10% kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Kosten für darüber hinausgehende Ersatzkarten betragen 1,- Euro/Stück. Zusätzliche Karten für weitere Mitarbeiter zählen nicht als Ersatzkarten und können ebenfalls kostenlos von uns bezogen werden.

Mit den Zugangsdaten, die Sie von uns erhalten, melden Sie sich im  Verwaltungskonto an. Dort finden Sie eine Übersicht der bisher erfolgten Aufladungen und die NM Cards der Mitarbeiter können verwaltet werden. Unter dem Menüpunkt „Mitarbeiter“ werden die NM Cards angelegt und  verwaltet werden.

Die anzugebenden Angaben wurden auf das Notwendigste begrenzt. Es wird lediglich die Kartennummer, der Name des Kartenbesitzers  (oder z. B. eine interne Personalnummer) und das aufzuladende Guthaben benötigt.

Der Status jeder Karte kann in der Mitarbeiterverwaltung jederzeit auf den Status „inaktiv“ gestellt werden. Solange der Status „inaktiv“ gewählt ist, findet keine Aufladung statt und es fallen auch keine Aufladegebühren an.

Nein. Sie können für jeden Ihrer Mitarbeiter den monatlichen Betrag individuell festlegen. Dieser kann in Ihrem Kundenkonto zudem jederzeit unter „Mitarbeiter“ für den nächsten Monat geändert werden. Beachten Sie aber, dass die steuerliche Freigrenze 50,– € pro Mitarbeiter/Monat beträgt. Bei Überschreitung muss der kompletten Betrag versteuert werden.

Unternehmen haben die Möglichkeit, die für eine Aufladung nötigen Mitarbeiterdaten im Kundenkonto zu ändern.

Neue Mitarbeiter können jederzeit in Ihrem Verwaltungskonto hinzugefügt werden.

Wenn z.B. ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, genügt es im Verwaltungskonto den Mitarbeiter auf "inaktiv" zu setzen. Ab dem Zeitpunkt wird kein neues Guthaben mehr auf die Karte geladen. Der Mitarbeiter kann aber natürlich noch das restliche Guthaben, das bereits auf die Karte aufgeladen wurde, ausgeben. Wenn Sie die Kartenaufladungen eines Mitarbeiters nur vorübergehend stoppen wollen, setzen Sie den Status des jeweiligen Mitarbeiters lediglich auch nur auf „inaktiv“.

Guthaben sind beim NM Card-System nicht an einzelne Karten gebunden, sondern werden einem „Nutzerkonto“ zugeordnet. Dieses Konto kann beliebig viele NM Cards umfassen. Um das Guthaben weiter zu Nutzen genügt es, dass der Mitarbeiter seinem Nutzerkonto eine andere Karte hinzufügt. Eine Auszahlung des Guthabens an den Mitarbeiter ist rechtlich nicht erlaubt.

Nein. Die NM Cards sind für bestimmte Funktionen, wie das Erhalten von Guthaben beim Einkauf, sofort einsatzbereit. Für sicherheitsrelevante Funktionen, also immer wenn Guthaben „abfließen“ soll, ist zwingend eine Zuordnung der Karte zu einem Kartenbesitzer notwendig. Da aber die Zuordnung der Karte zu einem Nutzer auch durch die Eintragung der Mitarbeiterkarte im Verwaltungsportal möglich ist, muss der Mitarbeiter die NM Card nicht zwingend einem Nutzerkonto zuweisen.

Damit die NM Card vor Diebstahl und Missbrauch Dritter geschützt bleibt, ist das Erstellen eines Nutzerkontos zur Karte auf www.nm-card.de Pflicht. Dadurch stellen wir auch sicher, dass der Kartennutzer bei Verlust leichter nachweisen kann, dass er der rechtmäßige Besitzer ist. Einzige Ausnahme ist es, wenn die Karten von einem Unternehmen als Sachbezugs-Lösung eingesetzt werden.

Die NM Card ist vielseitig einsetzbar. Ob als Vorteilskarte beim Einkaufen bei den NM Card-Partnern (siehe unten), als Parkkarte in den Parkanlagen der Stadtwerke Neumarkt oder als Sachbezugs-Lösung für Arbeitgeber.

Das neu aufgeladene Guthaben kann unmittelbar nach erfolgter Aufladung verwendet werden.

Die NM Card selbst hat kein Ablaufdatum. Das durch Arbeitgeber als Sachbezug aufgeladene Guthaben hat ebenfalls kein Verfallsdatum.

Für den Karteninhaber besteht keine Möglichkeit selbst Geld auf die Karte zu laden.

Bezahlen mit der NM Card ist denkbar einfach:
Die Karte im Geschäft an der Kasse einfach vorzeigen. Mittels einem Lesegerät wird die Karte vom Personal optisch per QR-Code oder kontaktlos per NFC identifiziert. Das vorhandene Guthaben kann anschließend auf den Rechnungsbetrag angerechnet werden. Reicht das vorhandene Guthaben nicht für den kompletten Rechnungsbetrag aus, kann der offene Restbetrag anderweitig beglichen werden.

Bitte beachten Sie: Das Bezahlen mit der NM Card ist nur möglich, wenn diese mit einem Nutzerkonto verknüpft ist.

Ja, dies ist möglich. Die NM Card muss lediglich einmalig unter www.nm-card.de/parken freigeschaltet werden.

Die Guthabens Prüfung ist im Zusammenhang mit der neuen Datenschutzverordnung ausschließlich über das passwortgeschützte Nutzerkonto möglich. Dort kann das Kartenguthaben und die letzten Transaktionen eingesehen werden. Die Guthaben Abfrage ist mit den gleichen Zugangsdaten auch über die NM Card-App möglich.

Sachbezüge sind steuerlich begünstigte Zuwendungen des Arbeitgebers, die nicht direkt in Euro und Cent ausgezahlt werden. Sie sind bis zu einer bestimmten Freigrenze steuer- und sozialabgabenfrei. In Form von Gutscheinkarten, wie der NM Card, können Sie Ihren Mitarbeitern somit mehr Netto durch die Nutzung von Sachbezügen zukommen lassen.

Der Bundestag und Bundesrat haben im November 2019 eine neue Regelung für Sachbezüge verabschiedet. Diese gilt seit 01. Januar 2020:
Der steuerfreie Sachbezug darf nur noch „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erbracht werden. Zudem sind nur noch Gutscheinkarten erlaubt, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien von § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdienstaufsichtsgesetz erfüllen. Diese Kriterien definieren folgende drei Arten von Gutscheinkarten:
Limitierte Netze wie z. B. bei Karten von Einzelhandelsketten oder regionalen CityCards, limitierte Produktpalette für nur eine Produktkategorie (z. B. nur Fashion, nur Benzin etc.) oder Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken wie Gutscheinkarten mit vertraglich angeschlossenem Akzeptanznetzwerk in Deutschland. Da die NM Card nur bei vertraglich gebundenen Akzeptanzpartnern (NM Card-Partner) genutzt werden kann, greift § 2 Absatz 1 Nummer 10c des ZAG.

Um für den Sachbezug nach § 2 Absatz 1 Nummer 10c des ZAG eingesetzt werden zu dürfen, müssen folgende fünf Kriterien erfüllt werden:

1. Die Gutscheinkarte kann nur in Deutschland eingelöst und genutzt werden.
2. Unternehmen beauftragen den Anbieter mit der Ausgabe der Gutscheinkarten.
3. Der steuerfreie Sachbezug bis 50 Euro wird im Sinne von §8 Abs. 2 Satz 11 EStG zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
4. Es können nur Waren und Dienstleistungen mit der Gutscheinkarte erworben werden.
5. Gutscheinanbieter und Akzeptanzpartner sind vertraglich verbunden.

Die NM Card erfüllt diese Kriterien.

Der Sachbezug muss auf der Lohn- oder Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters als eigener Bruttogehaltsbaustein aufgelistet sein. Vor Berechnung des zu versteuernden Einkommens wird er wieder abgezogen.

Ja, die Sachbezug-Regelung gilt auch für Teilzeitkräfte und 538€-Kräfte (Minijobber) (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).